Питання: Чи можна видати трудову книжку звільненого іншій особі на підставі довіреності?
Відповідь: Так, якщо зміст і форма довіреності відповідатимуть законодавству.
Якщо працівник не отримав трудову книжку в день звільнення, роботодавець у цей день має надіслати працівнику поштове повідомлення про необхідність її отримати.
Якщо працівник не може з’явитися особисто на підприємство, щоб отримати трудову книжку і через певні обставини (наприклад, перебування за кордоном) не бажає (чи не має змоги) отримати трудову книжку поштою, він може реалізувати свої права та обов’язки через представництво, тобто має право довірити одержання трудової книжки третій особі.
До відома, представництво виникає на підставі договору, закону, акта органу юридичної особи та з інших підстав, встановлених актами цивільного законодавства (ч. 3 ст. 237 Цивільного кодексу України; далі — ЦК), представництво, яке ґрунтується на договорі, може здійснюватися за довіреністю (ст. 244 ЦК).
Довіреністю є письмовий документ, який видає одна особа, яку представляють (довіритель), іншій особі для представництва перед третіми особами.
Щоб отримати трудову книжку за довіреністю потрібно:
1) посвідчити довіреність нотаріально, з метою надання їй юридичної вірогідності;
2) визначити в довіреності юридичні дії, які належить вчинити представнику (п. 2.1 гл. 4 розд. ІІ Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Мін’юсту від 22.02.2012 № 296/5).
Довіреність особи, яка проживає у населеному пункті, де немає нотаріусів, може посвідчити уповноважена на це посадова особа органу місцевого самоврядування, Така довіреність прирівнюється до нотаріально посвідчених (абз. 4-6 ч. 3 ст. 245 ЦК).
У тексті довіреності має бути чітко зазначено, що особа уповноважена одержати трудову книжку певного громадянина, а також представляти й одержувати необхідні документи, підписувати та робити всі інші дії, необхідні для виконання вказаного доручення.
Якщо текст довіреності не визначає права представника одержати трудову книжку, роботодавець не має підстав видати її представнику звільненого працівника. Виняток — представництво на підставі загальної довіреності (генеральної довіреності). За змістом та обсягом повноважень, що їх отримує представник, загальна довіреність уповноважує представника на виконання не якого-небудь окремого правочину чи певної дії, а на здійснення всіх правочинів та інших юридичних дій різного характеру, право на вчинення яких належить особі, яка видала довіреність.
У тексті довіреності мають бути зазначені:
– місце і дата її складання (підписання);
– прізвища, імена, по батькові, місце проживання представника й особи, яку представляють, а в необхідних випадках і посади, які вони займають;
– термін дії доручення.
Не можна видати трудову книжку за дорученням, термін дії якого сплинув. Довіреність, у якій не зазначена дата її вчинення, є нікчемною.
Отже, роботодавець може видати трудову книжку, якщо представник звільненого працівника надасть:
1) належно оформлену довіреність;
2) документ, що посвідчує особу представника;
Оригінал або належно засвідчену копію довіреності та копію документа, що посвідчує особу представника, підшийте до особової справи звільненого працівника.
У Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них зазначте, що трудову книжку видано на підставі довіреності, а також вкажіть прізвище та ініціали отримувача і реквізити довіреності.
